Wat er van je bureau gaat

Een operator neemt de dagelijkse exploitatie over: de prijsstelling en de verkoopkanalen, de roosters en de aansturing van het team, housekeeping en onderhoud, de gastencommunicatie van boeking tot review, de inkoop, en de maandelijkse cijfers. Het is werk dat zeven dagen per week doorloopt en dat in een klein hotel vaak op één persoon rust. Precies daarom besteden eigenaren het uit: die persoon is te duur om voor één pand in te huren, of die persoon ben jij.

Wat bij jou hoort te blijven

Een aantal dingen hoort niet mee te verhuizen. De beslissingen die het pand raken: investeringen, positionering, financiering, verkoop. De contracten en de accounts: leveranciers, boekingsplatforms, software, diensten, allemaal op naam van jouw entiteit, zodat een operator vervangbaar blijft. En het inzicht: de volledige winst-en-verliesrekening, elke maand, tegen leveranciersprijzen, zonder opslag ertussen. Een operator die hier moeilijk over doet, vertelt je iets over de rest van de samenwerking.

Hoe je dat contractueel dichtzet, staat in de scheidingstest en in ons stuk over hotelmanagementfees. Dit artikel gaat over wat daarna komt.

Je nieuwe werk: één uur per maand, goed besteed

Toezien is een vak op zich, en het kost minder tijd dan de meeste eigenaren verwachten, mits de operator zijn werk doet en jij naar de goede dingen kijkt. Eén vast moment per maand is genoeg. De cijfers tegenover de begroting, en vooral de verklaring bij de afwijking. De omzet per beschikbare kamer tegenover vorig jaar en tegenover de buren. De reviewscore en wat de laatste twintig gasten schreven. Het verloop in het team. En de vraag die je elke maand stelt: wat heb je deze maand besloten zonder mij, en waarom was dat de juiste beslissing? Een goede operator levert die antwoorden ongevraagd, in het maandrapport.

De eerste drie maanden

Of de keuze goed was, blijkt in de eerste maanden. Let op vier dingen. Komt de rapportage op tijd, in een vorm die je zonder uitleg begrijpt? Staan de kosten in jouw boeken tegen de prijs van de leverancier? Beweegt de reviewscore, of in elk geval het aantal reviews? En weet het team wie de operator is en wie de eigenaar, zonder dat gasten daar iets van merken? Wie op die vier punten na een kwartaal nog geen antwoord heeft, hoeft niet tot het einde van een contract te wachten om te weten hoe het zit.

Wanneer je het beter niet doet

Run je het hotel zelf, met plezier en met goede cijfers, dan koop je met een operator vooral een probleem dat je niet had. Zoek je een vast bedrag per maand zonder nog naar het hotel om te kijken, dan is verhuur de passende vorm, en die werkt anders. Uitbesteden werkt als jouw tijd of een stuk vakkennis de beperking is, en als het pand te klein is om specialisten voor revenue management, techniek en financiële administratie zelf te dragen. Dan koop je met een operator het team dat een groot hotel wél heeft.

Hoe wij het doen

Wij werken met een managementovereenkomst waarin alles van de eigenaar blijft: contracten, accounts, data en de volledige P&L. Het hotelteam staat meestal op de loonlijst van het hotel; de specialistische rollen die een kleiner pand niet alleen kan dragen, zoals accountancy of techniekintegratie, houden we aan onze kant. Er is geen vaste looptijd, dus de drempel om te stoppen is laag, en dat houdt ons scherp. Hoe dat werkt staat op onze pagina over hotelmanagement. Feestructuur en referenties van hotels die we nu beheren sturen we op aanvraag. Plan een gesprek.

Weave projects is een ontwikkel- en managementbedrijf in hospitality, gevestigd in Amsterdam, actief in Nederland en Europa.